On considère les dépenses effectivement payées par les organismes impliqués dans la mise en oeuvre d'une opération comme des "dépenses effectivement encourues", qui peuvent être traitées comme des "paiements effectués par les bénéficiaires finals" pour autant que les critères suivants soient respectés :

- il existe une preuve écrite de l'accord des autres organismes concernant leur contribution à la mise en oeuvre de l'opération cofinancée, (attestation de co-financement)

- le bénéficiaire final conserve l'entière responsabilité financière de l'opération,

- les dépenses payées par les autres organismes sont justifiées par des factures acquittées ou, à défaut, par des pièces comptables de valeur probante équivalente

- les dépenses payées par les autres organismes sont officiellement soumises au bénéficiaire final, qui assume la responsabilité de la vérification de la réalité et de l'éligibilité des dépenses déclarées et de la fourniture des produits ou services cofinancés avant la déclaration desdites dépenses à l'autorité de gestion ou de paiement ou encore à l'organisme intermédiaire,

- la piste d'audit est garantie jusqu'au niveau du destinataire ultime des fonds communautaires, conformément à l'article 7, paragrphe 2 point a) du règelemnt (CE) n°438/2001 de la Commission.